Компьютерные курсы

Ремонт и настройка компьютеров и ноутбуков

Все что нужно знать для быстрой и эффективной работы в текстовых редакторах

Для того чтобы быстро создать качественный текстовый документ нелбходимо следовать следущему алгоритму:

Набрать весь текст без форматирования

На данном этапе важно просто правильно набрать требуемый текст. При этом следует помнить что клавишу Enter следует использовать только для разделения абзацев друг от друга и заголовков от абзацев. Новый абзац надо начинать с нажатия клавиши «Tab» которая на некоторых клавиатурах не имеет буквенного обозначения и обозначается двумя параллельными стрелочками с противоположными направлениями, располагается она над клавишей Caps Lock. Не в коем случае нельзя формировать красную строку из пробелов и пытаться с помощью их же, ценровать или смещать вправо фрагменты текста, так как это делает невозможным дальнейшее автоматизированное форматирование и увеличивает время на обработку документа.

На данном этапе работы старайтесь минимизировать использование компьютерной мыши и выполняйте действия с использование так называемых «горячих» клавиш:

Помните что в текстовых редакторах существует два режима ввода текста — вставка и замена. В режиме вставки, сивол появляется на месте курсора, а текст стоящий справа от него смещается. В режиме замены при вводе символа курсор «съедает» символ стоящий правее его, а на его место помещается введенный символ. Переключение между этими режимами осуществляется нажатием клавиши Insert (Ins). Информацию об установленном в данный момент режиме можно найти в строе состояния программы.

При необходимости выделения нескольких фрагментов текста не смежных друг с другом следует использовть выделение через Ctrl. Выделев первый фрагмент, нажмите и удерживйте клавишу Ctrl и выделяйте, в таком положением, мышкой следующий требующийся фрагмент. Иногда для похожего действия удобнее использовать функцтию «Выделить текст имеющий ткой же формат» которую можно найти в группе «Редактирование» ленты «Главная» (MS Word 2007-2010)

Вставку таблиц можно выполнять на данном этапе или, если их объем от всего документа невелик можно перенести это действие на этап редактировния документа.

Для увеличения скорости работы следует осуществлять переключение языка вводимых символов с помощью сочетаний клавиш Alt+Shift или Ctrl+Shift. Если у вас не работает первое сочетание, то должно работать второе (верно для операционных систем семейства Windows)

Для ввода специальных символов и заглавных букв, используеся их сочетание с клавишей «Shift». Для ввода большого фрагмента текста заглавными буквами можно использовать режим Caps Lock, при его активизации на корпусе клвиатуры или ноутбука должен загорется одноименный индикатор. В данном режиме все буквы вводятся как заглавные, при необходимости ввода строчных символов используется клавиш «Shift»

Если вы хотите использовать в своем документе иллюстрации в виде импортированных объектов, займитесь из вставкой в документ на этапе форматирования.

Часто в документах используются списки и перечисления которые удобно формировать с помощью функции «Маркеры» или «Нумерованные списки». Данные элементы могут иметь несколько уровней вложения, которые можно регулировать с помощью клавиши «Tab». Если вы закончили ввод списка, то после ввода последнего пункта нажмите клавишу «Enter», на следующей строе появится новый пункт или маркер, после чего нажмите «Enter» еще раз и вы перейдете к режиму редактирования обычного текста, таким же способом следует подниматься на уровень више в иерархическом списке.

Пример:

  1. Введение

    1. Часть 1

    2. Часть 2

      1. Пункт 1

      2. Пункт 2

    3. Чась 3

  2. Основное содержание


Отредактировать документ

На данном этапе проверяется правильность введенного текста с точки зрения орфографии и пунктуации, исправляются опечатки и другие ошибки, при внимательном наборе теста, данного этапа можно избежать.

Во время редактирования документа не забывайте использовать удобные клавиши навигации по документу: Home, End, Page Up, Page Dn

Отформатировать документ

Этот этап включает в себя вставку дополнительных объектов, таких как картинки, схемы, таблицы. После того как все объекты вставлены можно приступать к непосредственному форматированию текста. Для ввода номеров страниц используйте специальную функцию на ленте «Вставка» (Word 2007-2010)

  1. Обозначить в тексте заголовки, выделив их последовательно или через Ctrl измените их тип с обычного(базового) на заголовок, обратите внимание на то что чем больше индекс заголовка, тем меньше будет размер шрифта для него.

  2. Для основного текста задайте тип выравнивания “По ширине”, это сделает ваш документ более аккуратным и солидным на вид.

  3. Если в тексте имеются фрагменты которые вы хотели бы выделить для читателя, используйте для их выделения один тип модификатора шрифта или вид форматирования.

  4. Незабывайте после серьезных изменеий в документи выполнять его сохранение нажатием сочетания клавишь “Ctrl+S”

  5. После того как все желаемые действия с документом закочены можно перейти к виду отображения «Разметка печати» в котором документ отображается на виртуальных листах выбранного формата, что позволяет получить полное представление о внешнем виде документа при его распечатывании на принтере

  6. При необходимости можно распечатать документ, вызвав окно настройки печати сочетанием клавиш “Ctrl+P”

Данный порядок действий позволяет последовательно работать с различными устройствами ввоза, сначала осуществляются все действия с использованием клавиатуры, потом все действия требующие использования манипулятора «мышь», что позволяет экономить время. Так же не возникает путаницы из-за частой смены вида деятельности и соответственно рассеивания внимания, что очень важно, особенно в условиях бурной производственной деятельности и при строго поставленных временных рамках.

Очень важно и то, что при соблюдении указанных рекомендаций, полученный документ будет корректно и без дополнтельного форматирования переносится в другие форматы, например в HTML, что позволит быстро и нетрудоемко обновлять содержимое ваших Web сайтов.

В данной статье я описал базовые понятия для любого текстового редактора или процессора. Более детально можно говорить о редактировании и форматировании текстовых документов в контексте конкретных версий текстовых редакторов, так как они различаются по своим функциональным возможностям и интерфейсу управления.

Если Вам понравилась статья, но вы хотите освоить рабту в конкретной версии текстового редактора или освоить другое прикладное ПО, вы можете записаться на индивидуальные курсы или организовать групповые занятия для своих сотрудников:

автор: Анашкин Евгений 2011 год.

ИНТУИТ
Hosted by uCoz